Há pouco mais de dez anos li um livro que me trouxe muitos ensinamentos sobre organização. Trata-se de Getting Things Done, traduzido aqui por A Arte de Fazer Acontecer, do David Allen. Tinha acabado de lançar e li ainda no original. Allen lançou um método que ficou conhecido como GTD e tem como base principal tirar as coisas de sua cabeça e armazenar baseado nas próximas ações possíveis.

Dentre as várias técnicas e premissas, uma que uso desde então, e uma das mais fáceis de usar, é a regra dos dois minutos. Ao processar uma caixa de entrada, física ou digital, tudo que levar menos de 2 minutos para ser feito, faça na hora. A premissa é simples: você vai levar mais do que isso para armazenar corretamente e procurar depois quando precisar.

Aliás, estou relendo o livro, na nova edição atualizada. No tempo que Allen escreveu seu livro, o email era a principal ferramenta digital de comunicação. De lá para cá, muita coisa mudou, mas continuamos com tempo escasso para fazer tanta coisa. (Não estaria o problema justamente neste “tanta coisa”?)

Preciso separar 1 ou 2 dias para dar aquela organizada geral, mas no meio tempo aplico várias técnicas e vou lidando com o mais urgente. Uma coisa que consegui este ano foi zerar minha caixa de email e venho mantendo-a funcional há algumas semanas, com mínimo esforço. O que me faltava para realmente abraçar o GTD era a consciência do poder dos hábitos, porque o método é sobretudo sobre fluxo. Há rotinas de processamento que devem ser seguidas para que o sistema seja confiável e resistamos à tentação de manter as coisas na caixa de entrada porque estamos inseguros em não conseguir acessar a informação mais tarde.

Há muitos vídeos do GTD por aí, mas recomendo antes de tudo ir direto à fonte. Leiam o livro. É preciso entender os fundamentos antes de aplicar qualquer ferramenta.